La canadese Shopify dice stop a tempo indeterminato a tutte quelle da più di due persone, con il divieto tassativo il mercoledì. Altre aziende Usa si muovono in questo senso. Con l’esplosione del lavoro ibrido il tempo trascorso in riunione è cresciuto del 252%. E con pochi o nulli benefici in termini di maggiore produttività
Da possibile vantaggio lavorativo a tormento il passo è stato brevissimo. La moltiplicazione incontrollata delle riunioni online prodotta dalla diffusione dello smart working e degli strumenti per il lavoro ibrido in molte imprese ha toccato il livello di saturazione, costringendole alle prime contromisure. In sintesi: basta riunioni inutili.
A dettare la linea è arrivata qualche giorno fa la canadese Shopify che ha detto stop “a tempo indeterminato” a tutte le riunioni da più di due persone, proibendole in toto il mercoledì e fissando una sola finestra settimanale il giovedì per quelle più grandi da almeno 50 persone. “È molto più facile aggiungere cose che toglierne. Se si dice sì a una cosa, in realtà si dice no a tutte le altre cose che si sarebbero potute fare in quel periodo di tempo“, ha spiegato l’ad e co-fondatore dell’azienda Tobi Lutke.
La mossa di Shopify non arriva comunque come un fulmine a ciel sereno. Il tema dell’eccesso di meeting è stato affrontato negli ultimi mesi anche da altre realtà come Dropbox o Zapier. Meta, la società proprietaria di Facebook, l’azienda americana di prodotti per la casa Clorox e la tech compact Twilio sono tra quelle ad esempio che hanno fissato dei giorni senza riunioni.
E proprio da qui molte imprese pensano di ripartire. Da quello che alcuni hanno definito un meeting reset, un azzeramento delle riunioni programmate. Tutte e senza esclusioni. Ricominciando da capo e aggiungendo solo quelle che ci si accorge essere davvero utili.
Che l’esplosione del lavoro agile abbia fatto da booster alla proliferazione di riunioni lo testimoniano anche i dati. Un recente rapporto Microsoft ha rilevato che l’utente medio di Teams ha registrato un aumento del 252% del tempo di riunione settimanale dal febbraio 2020. A crescere sarebbe stato anche il numero di riunioni settimanali, salito del 153% in tutto il mondo.
Gli effetti sulla produttività
L’enigma non ancora risolto è se l’abbondanza di riunioni contribuisca a migliorare il flusso di lavoro. Un studio recente citato da Quartz suggerisce che un terzo delle riunioni presenti nei calendari dei lavoratori non siano necessarie. Un altro pubblicato sul Journal of Business Research ha evidenziato che nelle realtà in cui le riunioni sono state ridotte dell’80%, la produttività dei dipendenti è aumentata di quasi il 75%. Non solo, secondo lo stesso studio lo stress dei dipendenti è diminuito di oltre il 60%.
L’esperto: “Le aziende provano a rendere le riunioni più produttive”
“Le aziende stanno cercando di acquisire un metodo per rendere le riunioni più produttive, provando a portare un rigore che, specialmente in Italia, è tollerato fino ad una certo punto: ad esempio convocando le persone solo strettamente necessarie, fissando un orario tassativo di inizio e fine, definendo una scaletta e un follow up“, spiega Lorenzo Cavalieri, coach e formatore e fondatore della società Sparring. Certo l’esplosione delle tecnologie non ha aiutato. ” È diminuito il costo di convocazione: un quarto d’ora su Teams non costa niente a nessuno. Però è anche vero che dopo 2 o 3 anni tutti abbiamo sperimentato che il livello di attenzione è molto basso. Anche per questo le aziende se possono, cercano di svolgere le riunioni più importanti in presenza“, aggiunge Cavalieri.
I casi italiani: Satispay e Engineering
Che la ricetta della produttività non passi dalla moltiplicazione di riunioni se ne sono accorti anche nelle più promettenti realtà imprenditoriali italiane. È il caso di Engineering, gigante italiano della digitalizzazione da 12 mila dipendenti:”Qui sta prendendo piede la buona prassi, incoraggiata dai vertici, di tenere la durata di call e riunioni entro il limite di 30 minuti, evitando di fissarle durante l’ora di pranzo“, spiegano dall’azienda. A Satispay, la società italiana leader nei pagamenti digitali via app, prima delle riunioni importanti viene distribuito ai partecipanti il materiale, in modo che tutti abbiano da offrire un proprio contributo costruttivo, senza limitarsi ad accogliere passivamente quello che viene detto. Regole orientate all’efficienza anche sulla lista degli “invitati”. “No a presenze superflue: partecipa solo chi deve effettivamente decidere“, fanno sapere dalla società. Gli altri possono spendere meglio il loro tempo: lavorando.
Fonte: La Repubblica
